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Comment demander un document administratif ?

En tant qu'utilisatrice ou utilisateur connecté, je souhaite m'adresser à une autorité publique afin de lui demander la communication d'un document administratif.

L'autorité administrative n'existe pas : dans ce cas il faut utiliser le formulaire de création d'une nouvelle autorité administrative (voir la procédure)

L'autorité administrative existe : Vous pouvez parcourir la liste des autorités administratives classée alphabétiquement et utiliser les catégories disponibles sur la gauche de la liste afin de filtrer les éléments de la liste. Vous pouvez également cliquer sur une des lettres de l'alphabet pour vous déplacer dans la liste vers les autorités publiques dont le nom commence par cette lettre.

Vous pouvez également utiliser le moteur de recherche pour chercher l'autorité publique que vous souhaitez contacter. Afin d'obtenir de meilleurs résultats de recherche vous pouvez utiliser des syntaxes particulières (voir la liste des expressions filtrant les résultats de recherche). Parmi ces expressions, l'utilisation du mot clé tag suivi de : vous permet de récupérer la liste des autorités publiques appartenant à la même catégorie (par exemple : tag:cg permet d'obtenir la liste de l'ensemble des conseils départementaux).

En cliquant sur le nom de l'autorité administrative que vous cherchiez, vous pouvez prendre connaissance des demandes de communications qui lui ont déjà été adressées sur notre site. (note: dans l'idéal vous dévriez également regarder sur le site de cette autorité administrative ou sur le portail national data.gouv.fr si elle n'a pas déjà rendu public le document que vous recherchez). Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton "faire une demande d'information à cette autorité publique" afin d'initialiser votre demande.

Afin de faciliter l'identification de votre demande, nous vous suggérons de choisir comme sujet de votre demande un titre court mais permettant d'identifier rapidement l'objet de votre demande (privilégier "Liste des rapports de convention votés par la mairie de Blaye en 2019" à "liste rapports")

Le champ suivant du formulaire contient les clauses administratives types qui vont contribuer à la bonne réception de votre demande de la part de l'autorité publique saisie. On y trouve notamment :

  • le rappel du cadre légal dans lequel s'effectue cette procédure à savoir la Loi de 1978 relative aux documents administratifs
  • le rappel des clauses des décrêts d'application de la Loi pour une République numérique de 2018 stipulant que les informations demandées doivent être transmises dans des formats ouverts et réutilisables.
  • le rappel des dispositions du Code des relations entre le public et l'administration obligeant une autorité publique saisie d'une demande de communication de la faire suivre à la bonne autorité publique dans le cas où elle ne détiendrait pas le document demandé car il ne relève pas de sa compétence.

Vous êtes libres de modifier ce modèle de courrier (en précisant par exemple le format spécifique de fichier que vous souhaitez recevoir) mais nous suggérons fortement de conserver ces mentions administratives par défaut. A l'intérieur de ce modèle de courrier il vous revient de décrire le ou les documents dont vous demandez la communication.

Important Parmi les motifs régulièrement invoqués par les autorités publiques pour refuser la communication d'un document on trouve régulièrement celui du caractère imprécis de la demande. En effet vous aurez peu de chances d'obtenir satisfaction si vous demandez à une autorité publique l'ensemble des documents validés pour l'année 2020 :). Il est donc important de décrire le plus précisément possible l'information que vous recherchez avec le cas échéant des éléments de bornage dans le temps. Pour une liste de subventions, vous pouvez précisez les années concernées ; par exemple "liste de subventions accordées par l'autorité publique pour les années 2018 à 2022". Il est parfois plus efficace de demander un seul document (ou une série chronologique) par demande plutôt que d' y mettre votre panier de courses :) En scindant votre demande en plusieurs vous avez plus de chances d'obtenir satisfaction pour au moins certaines d'entre elles.

Une fois votre demande rédigée vous pouvez l'adresser à l'autorité sélectionnée. Cette demande lui sera transmise par le biais d'une adresse email unique générée par la plate-forme. L'autorité ne verra donc pas votre adresse email personnelle. Ce mécanisme permet d'acheminer automatiquement tous les échanges entre vous et l'autorité publique saisie sur le fil de discussion public dédié.

En complément, le système calcule les dates d'échéances réglementaires et vous informe des actions à réaliser.

En cas de réponse négative ou de non-réponse à l'issue du délai légal de 30 jours, vous pouvez formuler une demande de recours gracieux consistant dans le ré-examen de votre demande initiale. Cette procédure prolonge le délais de réponse de l'autorité publique mais vous permet parfois de clarifier votre demande ou d'en expliciter les motifs.

En cas de réponse positive vous pouvez mettre à jour le statut de votre demande en indiquant si vous avez obtenu l'intégralité des documents demandés ou uniquement une réponse partiellement complète et écrire un email de remerciement à l'autorité publique saisie.

Votre tableau de bord récapitule l'état d'avancement de votre demande et les actions à réaliser le cas échéant.


Dernière mise à jour: 2022-06-21