Les étapes de la procédure de demande de documents administratifs

En tant qu'utilisatrice ou utilisateur, je souhaite demander la communication d'un document administratif.

Le livre III du CRPA codifie l'accès aux documents administratifs des citoyennes et citoyens. Il stipule que chaque citoyenne ou citoyen peut formuler une demande de communication d'un document produit par une autorité publique sans justification. En retour les autorités publiques disposent d'un délai de 30 jours pour y répondre.

Sont considérés comme documents administratifs les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission.

Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions.

Formulation de la demande

Ma Dada propose d'outiller les citoyennes et citoyens souhaitant exercer ce droit en mettant à disposition un annuaire des autorités publiques et un formulaire de saisine.

Il vous est demandé de résumer votre demande sous la forme d'un intitulé synthétique. Par exemple, "Liste des subventions accordées en 2020", "Statistique de l'occupation du dispositif d'accueil des demandeurs d'asile", "Historique des volumes collectés en déchetteries".

Le courrier type proposé intègre différentes mentions du cadre légal en vigueur. Il vous suffit de rajouter la description du document ou des documents demandés et de prévisualiser votre courrier de demande avant de l'envoyer.

Important: vérifiez bien que votre demande précise bien la nature et le contenu des informations demandées. Il vaut mieux demander plusieurs documents en précisant leur libellés respectifs plutôt que de tenter de pêcher au filet. L'autorité publique peut utiliser le caractère vague de votre demande pour motiver son refus au titre qu'y répondre engagerait trop de temps.

Suivi de l'état de la demande

Une fois votre demande transmise à l'autorité publique, elle est automatiquement rendue publique sur notre site. Elle lui est transmise au moyen d'une adresse email spécifique à chaque requête permettant ainsi en retour la publicité des réponses qui y seront apportées. Ma Dada s'occupe également de suivre les délais légaux de réponse de la part de l'autorité publique. En retour il vous est simplement demandé de tenir à jour le statut de votre demande à jour :

• Lorsque votre demande est en cours :

  • Je suis encore en attente d'une réponse : parfois les autorités publiques utilisent des systèmes de filtrage anti-spams et vous demandent de valider votre email en saisissant un code sur une page Internet. Dans ce cas il vous appartient d'effectuer cette tâche et de mettre à jour le statut de votr demande en indiquant que vous êtes toujours en attente d'une réponse
  • J'ai été invité à préciser ma demande : parfois les autorités publiques vous demandent de préciser votre demande si elles estiment que celle-ci est trop imprécise. Il vous appartient de leur répondre et de mettre à jour votre demande initiale avec ce statut.
  • Ils vont répondre par courrier postal : parfois les autorités publiques choisissent de répondre à une demande numérique par un courrier postal. Dans ce cas il n'est pas possible de continuer à suivre les échanges via notre site. Il vous suffit de mettre à jour votre demande avec ce statut.
  • Je suis en attente d'une réponse au sujet d'une demande de recours : en cas de refus initial (implicite ou explicite) à votre demande initiale, il est possible de répondre ou d'écrire à l'autorité publique à l'issue du délai légal de 30 jours en reformulant votre demande ou en rappelant d'autres aspects du cadre légal. L'équipe de Ma Dada peut vous aider à cette étape. Dans le cas où vous choisissez d'engager un recours gracieux avant de saisir la CADA, vous pouvez mettre à jour le statut de votre demande avec cette option

• Lorsque votre demande est terminée :

  • Ils ne détiennent pas l'information : parfois l'autorité publique contactée peut vous répondre en indiquant qu'elle ne détient pas le document demandé. Le CRPA stipule dans son article L114-2 que "Lorsqu'une demande est adressée à une administration incompétente, cette dernière la transmet à l'administration compétente et en avise l'intéressé." Vous avez donc la possibilité en cas de réponse de ce type de leur répondre en leur rappelant la loi ou de transmettre vous même votre demande à une nouvelle autorité publique. Dans ce cas vous pouvez utiliser cette option pour mettre à jour le statut de votre demande. *** J'ai reçu une partie des informations** : parfois la réponse transmise par l'autorité publique ne concerne qu'une partie des documents demandés. Afin de distinguer les demandes abouties des demandes partiellement abouties, il est utile de mettre à jour votre demande avec ce statut le cas échéant.
  • J'ai reçu toutes les informations : bravo ! votre demande a aboutie. En mettant à jour le statut de votre demande cela encouragera d'autres utilisateurs à utiliser ce service en s'inspirant éventuellement de votre succès
  • Ma demande a été refusée : Zut ! Votre demande a été refusée et vous avez épuisé toutes les possibilités de recours gracieux. En attendant que Ma Dada outille la saisine de la CADA, la publicité de votre démarche s'arrête ici. En mettant à jour le statut de votre demande vous contribuez à améliorer la documentation et les statistiques du site.

Il existe également d'autres évènements nécessitant la mise à jour du statut de votre demande :

• J'ai reçu un message d'erreur : pour diverses raisons le mail envoyé à l'autorité publique ne lui est pas parvenu. En utilisant ce statut de signalement les administrateurs de Ma Dada vont pouvoir enquêter et vous aider à résoudre cette erreur *** Cette demande requière une attention des administrateurs** : parfois le problème vient de notre côté. En utilisant ce statut vous pouvez signaler aux administrateurs du site ce problème afin qu'ils essaient de le résoudre
• Je voudrais retirer cette demande : vous avez soumis une demande de communication et vous souhaitez la supprimer. En utilisant ce statut votre demande sera retirée de l'affichage public et un message sera transmis à l'autorité publique.

Publicité de la demande

En cas d'accord le document demandé doit être rendu public pour tout le monde et non uniquement pour la personne qui en a fait la demande. En complément, le Code des relations entre le public et l'administration (CRPA) stipule que la communication doit se faire dans un standard ouvert, aisément réutilisable et exploitable par un système de traitement automatisé en cas de réponse au format numérique.

Dans le cas où l'autorité publique utilise un système de transfert de fichiers pour vous transmettre le ou les documents demandés il est possible que vous ne disposiez que d'un temps limité pour accéder à ces ressources. En complément, passé le délai de mise à disposition, les autres utilisateurs qui pourraient être intéressés par le ou les documents transmis ne pourront plus y accéder. Lorsque les administrateurs du site sont avertis, ils font une copie des documents publiés et les publient sur un espace public garantissant l'accessibilité pérenne à cette ressource.

Recours en cas de refus

En cas de refus (implicite ou explicite par non réponse), deux options se présentent à vous :

• recours gracieux
• recours administratif

Recours gracieux

Pour effectuer un recours gracieux auprès de l'autorité publique saisie, à l'issue du délai légal de réponse de 30 jours, il vous suffit de sélectionner cette option dans le menu action situé à droite de l'intitulé de votre requête

Cette action entraîne la prolongation du délai alloué à l'autorité publique pour vous répondre mais permet parfois d'obtenir rapidement la communication du ou des documents demandés par le simple fait que le mot recours est mentionné dans votre second courrier. A l'issue de l'échéance d'un mois pour vous répondre, vous pouvez enchaîner le cas échéant avec la procédure de recours administratif.

Recours administratif ("saisine CADA")

Lors d'un refus de communication d'un document administratif par une autorité publique, vous disposez d'un délai de deux mois pour saisir la Commission d'Accès aux Documents Administratifs (CADA). Celle-ci dispose d'un mois pour contacter l'autorité publique saisie initialement et rendre un avis sur la communicabilité du document demandé. Cette étape est théoriquement obligatoire pour effectuer une saisine du tribunal administratif en cas de refus de communication de la part de l'autorité publique saisie.

Ma Dada supporte une partie seulement de cette procédure de saisie. Pour contacter la CADA, vous pouvez utiliser ce formulaire de saisine sur le site de la CADA, en faisant référence au refus de communication de l'autorité publique.

Dans la section "Fichier joint (obligatoire)" du formulaire, ajoutez le document de saisine que vous trouverez sur Ma Dada:

• Sur la page de la demande pour laquelle vous effectuez une saisine, cliquer le bouton "Action" (1 sur la capture d'écran ci-dessous),
• Dans le menu déroulant, cliquer l'option "", (2 ci-dessous).

Un fichier ZIP est alors téléchargé, qui contient un récapitulatif complet des échanges avec l'autorité publique. Celui-ci reprend le contenu de la page publique de la demande, en y ajoutant certains éléments nécessaires à la CADA, tels que les adresses mails utilisées lors des échanges, et les dates et heures d'envoi des messages. Toutes les pièces jointes aux différents messages y sont également ajoutées. Cette archive ZIP est prête à envoyer sans modifications de votre part.

Il est recommandé d'ajouter dans le formulaire de saisine le lien vers votre demande. Si celle-ci est encore sous embargo, vous pouvez obtenir un lien de partage privé en cliquant le bouton "Activer" en dessous de "Partager avec un lien privé", situé à droite ou au bas de la page de votre demande (voir capture d'écran ci-dessous).

Attention!

Ce lien contourne toute forme d'autentification sur le site. Toute personne qui a accès à ce lien peut donc voir le contenu de votre demande malgré l'embargo. Prenez soin de ne le partager qu'avec les bonnes personnes.

Une fois le formulaire de la CADA completé et envoyé, n'oubliez pas de mettre à jour le statut de votre demande sur Ma Dada en choisissant l'option "Une saisine a été envoyée à la CADA".

Suite du recours administratif

En cas d'avis favorable de la CADA, il vous appartient de recontacter l'autorité publique en faisant référence à cet avis. Notez cependant que l'avis de la CADA n'est pas contraignant pour l'autorité publique. Il arrive que l'autorité refuse de transmettre les documents demandés, même en cas d'avis positif de la CADA. Il est dans ce cas possible de saisir le tribunal administratif.

En cas de refus de la part de la CADA, il vous reste la possibilité de saisir le tribunal administratif. Dans les 2 cas, la CADA publiera l'avis rendu suite à votre saisine.

Dès deux mois après la saisine de la CADA, il est possible de présenter un recours auprès d'un tribunal administratif. Toutefois il est préférable d'attendre l'avis de la CADA pour effectuer cette démarche.

Ce litige doit être porté en premier ressort devant le tribunal administratif dans le ressort duquel a son siège l’autorité qui a pris la décision de refus. Dans le cas où le tribunal conforte l'autorité publique dans son refus de communication, la dernière étape de cette procédure de demande est le recours auprès du Conseil d'Etat.

Recours auprès du tribunal administratif

Lorsque la CADA rend un avis défavorable à votre demande de recours, il vous est possible de saisir le tribunal administratif dans le ressort duquel a son siège l’autorité qui a pris la décision de refus.

Ce recours nécessite la rédaction d'un mémoire récapitulant les éléments de droit sur lequel vous interpellez le tribunal administratif afin qu'il se prononce sur leur validité et au final sur l'obligation de communication du ou des documents demandés par l'autorité publique.

L'association ouvre-boîte fournit des exemples de mémoires auprès des tribunaux administratifs sur son forum. Par exemple ici

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Dernière mise à jour: 2022-09-22