Créer, modifier et importer des autorites publiques
Il existe 3 possiblités pour gérer les autorités publiques sur le site :
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créer : vous pouvez créer une nouvelle autorité publique via l'interface d'administration. Utilisez le menu "authorities" et cliquez sur le boutton "Create"
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mettre à jour : une fois l'autorité publique créée vous pouvez mettre à jour son adrese email de contact ou d'autres détails via l'interface d'administration. Rendez-vous sur l'interface d'administration, recherchez l'autorité publique à mettre à jour et cliquez sur éditer. Vous pouvez utiliser le champ commentaire pour expliquer pourquoi vous avez modifié les détails de cette autorité publique afin que les autres personnes en charge de l'administration puissent contextualiser votre mise à jour.
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import en masse: vous pouvez également créer ou mettre à jour plusieurs autorités publiques en une seule fois en chargeant un fichier csv. Cela fonctionne aussi bien pour créer de nouvelle autorités que pour mettre à jour des autorités publiques existantes. Allez sur le menu d'administration "Authorities" et cliquez sur le bouton "Import from CSV".
Cette fonctionnalité est très utile notamment lors de la création d'une nouvelle instance d'Alaveteli car il est fréquent de rassembler les données concernant les autorités pubbliques dans un tableur numérique. C'est également pratique pour mettre à jour plusieurs autorités publiques d'un seul coup.
Ma Dada s'appuie sur le fichier mis à jour par la Cada contenant les coordonnées des PRADA désignées au sein des autorités publiques. Lors d'une mise à jour de ce fichier, un différentiel contenant les modifications opérées depuis la dernière publication est automatiquement récupéré. Après re-formatage il est possible d'injecter ces nouvelles informations dans la base de données de Ma Dada. La correspondance entre la base de données et le fichier à importer est faite sur le nom des autorités, qui doivent donc correspondre exactement, sans quoi une nouvelle autorité sera ajoutée dans la base de données.
La première ligne de votre fichier csv doit commencer par le caractère # (cela indique que cette ligne ne contient pas de données) et contenir la list des noms de colonnes qui contiennent les données à importer. Les noms des colonnes doivent :
- être sur la première ligne du fichier
- correspondre exactement aux intitulés attendus et inclure le nom et l'email qui sera associé à la requête transmise (request_email)
- correspondre à l'ordre des informations contenues dans le fichier
| nom de la colonne | suffixe i18n | notes |
|---|---|---|
| name | oui | Cette colonne est obligatoire. Doit correspondre au nom complet de l'autorité publique. Si ce nom correspond à une autorité publique existante, cette autorité sera mise à jour sinon elle sera créée |
| request_email | oui | Cette colonne doit être présente mais peut être laissée vide |
| short_name | oui | Certaines autorités publiques sont connues par leur acronyme |
| notes | oui | Notes, affichées publiquement (peut contenir du HTML) |
| publication_scheme | oui | L'URL du répertoire d'information publique fournit par l'autorité publique |
| disclosure_log | oui | L'URL de la liste des réponses apportées par les autorités publiques à des demandes d'accès à l'information publique |
| home_page | no | L'URL du site de l'autorité publique |
| tag_string | no | des tags permettant la catégorisation des autorités publiques (séparés par un espace) |
- Les autorités publiques existantes ne peuvent pas être renommées par cette modalité d'import en masse. Si vous devez faire cela vous devez obligatoirement passer par l'interface d'administration et modifier manuellement le nom de l'autorité publique.
- lorsqu'une autorité publique existe déjà dans la base de données de Ma Dada, seules les données à modifier doivent être présentes dans le fichier à importer. Toute cellule laissée vide permettra de conserver les valeurs déjà présentes pour cette autorité publique dans la base de données.
- les colonnes avec la valeur "oui" pour le suffixe i18n acceptent l'internationalisation. Pour cela il vous suffit d'ajouter un point au nom de la colonne, par exemple name.es pour l'espagnol. Ce code de localisation doit auparavant avoir été déclaré dans le fichier de configuration dans la section AVAILABLE_LOCALES. Si vous ne spécifiez pas de suffixe i18n, c'est le language par défaut du site qui sera utilisé.
- vous pouvez laisser des cellules vides dans le fichier csv en ne spécifiant aucun caractère entre 2 virgules.
- Si une cellule contient une virgule, vous devez l'entourer de quillemets double: "Comma, Inc".
- si une cellule contient des guillements double vous devez en rajouter deux supplémentaires(" devient "") et entourer la valeur de la cellule par des quillemets double : "Entre ""quillemets""" (qui sera importé comme Entre "quillemets").
Par exemple, ci-dessus des données concernant 3 autorités publiques correctement formatées pour un import en masse. La première ligne définit les noms des colonnes, les trois suivantes les données (une ligne par autorité):
#name,short_name,short_name.es,request_email,notes
XYZ Library Inc.,XYZ Library,XYX Biblioteca,info@xyz.example.com,
Ejemplo Town Council,,Ayuntamiento de Ejemplo,etc@example.com,Lorem ipsum.
"Comma, Inc.",Comma,,comma@example.com,"e.g. <a href=""x"">link</a>"
Pour charger un fichier csv, rendez-vous dans l'interface d'administration et cliquer sur autorités. Cliquez sur "Import from CSV file", et choisissez le fichier csv que vous avez préparé.
Spécifiez ce que vous souhaitez faire avec les tags existants avec l'une de ces options:
- remplacer les tags existants par des nouveaux : pour chaque autorité mise à jour, les tags existants seront supprimés et remplacés par ceux contenus dans votre fichier csv.
- ajouter des nouveaux tags à ceux existants : les tags existants seront conservés et les tags contenus dans votre fichier csv seront ajoutés.
Vous pouvez ajouter un tag pour l'ajouter ou modifier les valeurs présentes à l'ensemble des autorités publiques importées. Pour cela vous pouvez spécifier un tag dans le champ "Import tag" dans le formulaire de soumission de votre fichier csv.
Nous recommandons d'utiliser systématiquement l'option "Dry run" lorsque vous souhaitez mettre à jour la base de données des autorités publiques. Cela permet de simuler l'import des données sans modifier le contenu de la base de données. Consultez le rapport d'import : il contient l'ensemble des modifications qui seront réalisées lors de l'import de votre fichier, suivi du message suivant:
Dry run was successful, real run would do as above.
Si vous ne voyez rien au-dessus de cette ligne, cela signifie que l'import ne produira aucune modifications.
Si tout à l'air correct lorsque vous utilisez l'import à blanc (dry run) vous pouvez cliquez sur "Upload". Cela répètera le processus d'importation mais en réalisant effectivement les modifications listées.
Si vous voyez une erreur indiquant "invalid email", soit vous avez réellement mal saisi une adresse email soit (plus vraisemblablement) votre fichier csv ne contient pas la colonne request_email.
Créer un fichier des autorités publiques existantes
Vous pouvez facilement créer un tableur numérique contenant les autorités publiques déjà existantes sur Ma Dada. Combiné à la fonctionnalité d'import en masse décrite ci-dessus, cela peut constituer le moyen le plus efficace de mettre à jour les plutot que de les changer manuellement via l'interface d'administration.
Pour exporter les données des autorités publiques existantes, allez sur la page d'accueil de Ma Dada et cliquez sur "Voir les autorités publiques". Puis cliquez sur le lien Liste de toutes les autorités afin de récupérer le fichier csv. Vous pouvez mettre à jour ce fichier et l'importer comme décrit ci-dessus.
Vous devrez supprimer certaines colonnes qui ne sont pas acceptées par la procédure d'importation et éventuellement renommer certaines qui le sont. Notez également que par défaut le fichier exporté ne contient pas la colonne request_email. Si vous souhaitez mettre à jour des adresses email, vous devez manuellement ajouter cette colonne et remplir le champs avec l'adresse email que vous souhaitez mettre à jour.