Aller au contenu

Guide d'administration de Ma Dada

Qu'est ce que cela implique ?

Pour bien fonctionner au quotidien, la plateforme Ma Dada fait appel à une équipe de personnes (volontaires pour la plupart) qui assure le support aux utilisatrices et utilisateurs, ainsi que des opérations de maintenance usuelle. Cette documentation a pour but d'aider et de guider cette équipe dans ce travail.

Support aux personnes utilisatrices du site

Parmi les motifications nécessitant l'intervention d'une administratrice ou d'un administrateur on peut lister les cas d'usages suivants :

  • l'email envoyé ne parvient pas à l'autorité publique concernée
  • traitement du signalement d'une demande sur la plateforme
  • traitement du message "cette demande requiert l'attention d'un administrateur"
  • question sur l'utilisation de la plateforme
  • question sur le droit d'accès aux documents administratifs
  • autre assistance d'ordre général requise
  • mauvais comportement d'utilisatrices ou d'utilisateurs
  • problème d'affichage de messages ou de pièces jointes
  • etc.

La section Guide de support aux utilisatrices et utilisateurs détaille un grand nombre de cas et vous guide dans la gestion de chacun de ceux-ci.

Maintenance du site

Seuls les personnes administratrices du site peuvent effectuer des opérations de maintenance.

L'interface d'administration est accessible via l'URL /admin. Seuls les personnes disposant des droits d'administration peuvent accéder à cette interface.

Les administratrices ou administrateurs du site peuvent :

  • gérer les rôles des personnes utilisatrices
  • classer les requêtes
  • utiliser les liens "admin" qui s'affichent sur les requêtes, leurs réponses et les commentaires associés à celles-ci.

Gestion des rôles

En tant qu'administratrice ou administrateur du site il est possible de donner des droits supplémentaires (role) aux personnes utilisatrices (en utilisant le menu User qui s'affiche sous la forme d'un bandeau noir lorsque l'on est connecté en tant que personne administratrice) :

Actuellement les trois rôles suivants existent sur la plateforme : * admin: confère des droits d'administration sur le site * pro: permet d'accéder aux fonctionnalités avancées de la version Madada++ * pro_admin : permet d'administrer les besoins des personnes dôtées du rôle pro comme les demande en masse ou les demandes sous embargo

gestion des rôles

Gestion de la zone tampon (holding pen)

Madada stocke les messages entrants (les réponses) dans une zone tampon si leur adresse email ne peut pas être automatiquement associée à une requête.

Les deux raisons les plus courantes pour cela sont:

  • la requête est close
  • l'adresse email de destination a été incorrectement orthographiée

Lorsque ces cas surviennent, le message attend dans la zone tampon jusqu'à ce qu'une administratrice ou un administrateur l'attribue à la bonne requête ou le supprime.

Pour réaliser cette opération, il faut se rendre dans le menu d'administration intitulé Summary dans la section Holding pen accompagné du texte "Put misdelivered responses with the right request"

En cliquant sur ce message vous verrez apparaître la liste des messages nécessitant votre intervention. Cliquez sur l'un d'entre eux pour voir les détails.

Si le message n'appartient à aucune requête vous pouvez simplement le détruire. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton "destroy message" en bas de la page.

Lorsque vous inspectez un message, Madada peut vous proposer une suggestion de rattachement à une requête existante. Inspectez cette requête. Si cette suggestion est correcte - le message entrant est bien une réponse en lien avec la demande - le champ title_url sera déjà pré-rempli dans le champ prévu. Cliquez sur le bouton "redeliver to another request" (rediriger vers une autre requête)"

S'il n'y a pas de suggestions, ou que celle proposée par Madada est erronée, vous pouvez inspecter le champ d'adresse To: dans l'email brut et le contenu du message lui-même. C'est à vous d'essayer de deviner à quelle requête peut être associé cette réponse. Les adresses magiques générées par Madada ont la forme :

[INCOMING_EMAIL_PREFIX]request-[id]-[idhash]@[DOMAIN]

exemple : dada+request-[id]-[idhash]@madada.fr

Sous cette forme, la première section de nombre après le terme request est l'identifiant de la requête. Vous pouvez naviguer et rechercher parmi les requêtes via l'interface d'administration en utilisant le menu "request" du bandeau d'administration. Lorsque vous avez identifié la bonne requête vous pouvez copier son identifiant ou son titre.

:: Comment trouver l'identifiant ou le champ url_title d'une requête ?

L'identifiant d'une requête est le nombre situé après le mot /show/ dans l'interface d'administration lorsque vous consultez la requête. Par exemple, si l'url est /admin/demande/show/118, alors son identifiant est 118. De manière similaire si vous souhaitez accéder à la page d'administration de cette requête, vous savez que son url sera /admin/demande/show/118.

Le champ url_title d'une requête est la partie située après le mot /demande/ dans l'url du site Madada lorsque vous consultez cette reqête. Dans l'url /demande/liste_des_collectivites_locales, le champ url_title est liste_des_collectivites_locales.

Une fois que vous avez identifié la requête à laquelle appartient le message entrant, retournez à la page Holding pen. Trouvez le bouton action associé au message entrant et collez l'identifiant ou le champ url_title dans le champ input. Cliquez sur le bouton "redeliver to another request".

Le message est désormais associé à la bonne requête. Il a quitté la zone tampon et est visible sur la page publique de la requête.

Rejeter les pourriels qui arrivent dans la zone tampon

Madada maintient une liste d'adresses pourriel. Chaque message entrant adressé à un email figurant dans cette liste sera automatiquement rejeté et n'apparaîtra pas dans l'interface d'administration et ne sera pas placé dans la zone tampon.

Si vous voyez des pourriels dans la zone tampon, vérifiez s'ils sont adressés à une adresse email spécifique. Si c'est le cas, cela signifie que cette adresse email est devenue une cible pour les spammeurs et que vous devez l'ajouter à la liste des adresses pourriels. Conséquemment Madada rejetera automatiquement les messages provenant de cette adresse.

Une adresse email qui n'est pas associée à une requête (une dont les messages arrivent dans la zone tampon) devient une cible pour les spammeurs. Il existe plusieurs raisons expliquant l'existence de telles adresses invalides — par exemple, une erreur d'orthographe lors d'une réponse manuelle. D'expérience nous vous conseillons de rejeter les messages entrants associés à cette adresse lorsqu'elle a été ciblée de cette manière. Les emails légitimes arrivant dans la zone tampon ne se reproduisent généralement pas et la nature du cycle de vie des requêtes fait qu'elles ne sont généralement pas utilisées pour du spam avant d'être effectivement hors d'usage.

Pour ajouter une adresse email à la liste des adresses pourriels vous devez la copier depuis le message entrant et la coller dans la liste des adresses spam. Le moyen le plus simple de réaliser cette action est de cliquer sur le menu "summary" dans la barre d'administration et de cliquer sur "Put misdelivered responses with the right requests" afin de voir le contenu de la zone tampon.

A l'intérieur de la zone tampon, vous verrez une liste d'emails requièrant votre attention — cliquez sur le sujet du message afin de voir le message dans son intégralité. Copiez le champ To: email address, puis cliquez sur le lien "spam adresses" dans la rubrique Actions. Collez l'adresse email dans le champ input et cliquez sur le bouton "Paste the email address into the text input" et cliquez sur le bouton "Add Spam Address".

Vous pouvez consulter la liste des adresses pourriels (c'est-à-dire, les adresses ciblées par les spammeurs) à n'importe quel moment en vous rendant à [cette url](https://madada.fr/admin/spam_addresses) .

Vous pouvez retirer une adresse de la liste en cliquant sur le bouton "remove" associé. Bien sûr, cela ne restaure pas les messages qui ont déjà été rejetés mais Madada ne rejettera plus de messages associés à cette adresse.

Notez que si vous voyez un nombre important de messages pourriels dans la zone tampon vous devriez prendre des messures spéciales contre le spam.

Cacher du texte d'une requête en utilisant les règles de censure

Des règles de censure peuvent être appliquées sur une requête ou une personne utilisatrice. Ces requêtes sont généralement motivés par le souhait de ne pas voir apparaître des coordonnées personnelles en lien avec une activité professionnelle et s'appuient sur le cadre réglementaire du RGPD. Dans son avis du 08/07/2021, la Cada précise le cadre légal de diffusion de ces informations professionnelles tout en reconnaissant aux personnes concernées le droit de demander leur suppression.

Ces règles définissent des morceaux de texte à supprimer (soit dans la requête (et tous les fichiers associés par exemple les pièces jointes) soit dans l'ensemble des requêtes associées à la personne utilisatrice), et le texte de remplacement.

Dans les fichiers binaires, le texte de substitution sera toujours une série de caractères ‘x’ identiques en longueur au texte remplacé, de manière à préserver la longueur du fichier. La censure appliquée aux pièces jointes ne fonctionne pas toujours parfaitement, car il est difficile d'écrire des règles qui correspondent exactement au contenu du fichier. Il est donc nécessaire de vérifier les résultats après coup en vérifiant le contenu de la pièce jointe avec l'option "view as HTML".

Vous pouvez appliquer une règle de censure en utilisant une expression régulière en sélectionnant l'option "Is it regexp replacement?" dans l'interface d'administration. Le site utilise les expressions régulières de ruby. Vous pouvez tester votre expression sur rubular avant de la mettre en place. Si vous n'avez aucune idée de ce que ceci signifie, demandez de l'aide à un.e autre admin.

Autrement, la règle de consure définie va simplement remplacer chaque occurence du texte saisi pour la substitution. De la même manière que les règles de censure basées sur du texte, les règles de censure basées sur des expressions régulières s'appliquent également aux fichiers attachés aux requêtes. En conséquence, une expression régulière trop générique risque d'avoir des conséquences inattendues si elle correspond également à une suite de caractères présente dans le fichier binaire. De plus, une expression régulière complexe ou trop généraliste peut affecter les performances du site lors de son exécution.

Il est donc conseillé de :

  • se restreindre de les utiliser dans les cas qui peuvent être adressés autrement.
  • écrire des expressions régulières simples ou bien spécifiques si possible.

Pour attacher une règle de censure à une requête, rendez-vous sur la page d'administration de la requête, et en bas de la page cliquez sur bouton "New censor rule (for this request only)". Sur la page suivante, saisissez le texte que vous voulez remplacer, par exemple ‘information privée’, le texte de substitution, par exemple ‘[information privée occultée]’, et un commentaire permettant aux autres personnes administratrices du site de savoir pourquoi vous avez caché cette information.

Pour attacher une règle de censure à une personne utilisatrice, qui sera appliquée à toutes les requêtes effectuées par cette personne, rendez-vous sur la page de cette personne dans le menu d'administration. Vous pouvez la trouver en utilisant le menu "Users" de l'administration et en navigant ou en cherchant la personne utilisatrice ou en suivant le lien "admin" associé à la personne utilisatrice dans l'interface publique lorsque vous êtes connecté en tant que personne administratrice.

Lorsque vous êtes sur la page d'administration de la personne utilisatrice, rendez-vous en bas de la page et cliquez sur le bouton 'New censor rule'. Sur la page suivante, entrez le texte que vous voulez substituer par exemple 'mon vrai nom est Sydnay Poitier', le texte de substitution par exemple. ‘[information personnelle occultée]’, et un commentaire permettant aux autres personnes administratrices de comprendre pourquoi vous avez modifié cette information.


Dernière mise à jour: 2022-06-21